Besluit digitale vervanging archiefbescheiden

Geldend van 28-12-2023 t/m heden

Intitulé

Besluit digitale vervanging archiefbescheiden

Het dagelijks bestuur van GGD Noord- en Oost-Gelderland;

gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling,

BESLUIT

het volgende besluit vast te stellen:

Besluit digitale vervanging archiefbescheiden

Artikel 1

Papieren archiefbescheiden, die na 15 juni 2010 zijn of zullen worden ontvangen door onze organisatie, en papieren archiefbescheiden die na 15 juni 2010 zijn opgemaakt of zullen worden opgemaakt in het kader van het functioneren van de organisatie, worden vervangen door digitale reproducties. De digitale versies worden vanaf dat moment de originelen, waarop verder beheer zoals vernietiging of overbrenging toegepast worden.

Artikel 2

De vervanging vindt plaats door het maken een digitale kopie, volgens de specificaties die zijn vastgelegd in de bij dit besluit behorende bijlage ‘Handboek Vervanging’.

Artikel 3

Vernietiging van de vervangen archiefbescheiden vindt éénmaal per maand plaats, binnen een cyclus zoals beschreven in het Handboek Vervanging.

Artikel 4

Uitgezonderd van vervanging (en dus vernietiging) worden de zeer incidentele papieren archiefbescheiden die, als rechtsbewijs of vanwege cultuurhistorische redenen, van grote waarde zijn om in de toekomst als origineel analoog te kunnen tonen, een en ander als bedoeld in artikel 2, eerste lid, aanhef en onderdelen c en d, van het Archiefbesluit 1995.

Artikel 5

Dit besluit wordt elektronisch bekendgemaakt op Overheid.nl en treedt in werking met ingang van de eerste dag na de bekendmaking.

Artikel 6

  • 1. Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking.

  • 2. Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit digitale vervanging archiefbescheiden.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van 6 november 2023.

J.J. Baardman,

directeur publieke gezondheid

A.J. Prins,

voorzitter